Cette section du guide présente différentes étapes clés de la planification annuelle d’un camp. Comme ce service essentiel aux familles se déroule sur une courte période, il est impératif d’investir du temps à sa planification. Un
Un camp bien planifié permet de clarifier les résultats visés, adapter les activités aux besoins de la clientèle, prévoir les difficultés et la manière de les gérer, maximiser l’utilisation des ressources matérielles, humaines et financières, et bien plus encore!
La gestion d’un camp se divise en trois grandes étapes : la planification, l’organisation des opérations et l’évaluation. Structurer chacune de ces étapes dans un échéancier de tâches à faire assure une gestion efficace et proactive.
Dans la boite à outil, se trouve un exemple d’échéancier annuel, présenté par mois, ainsi que plusieurs tâches à faire par étape. Prenez le temps de l'adapter à votre réalité et d'y ajouter ou déplacer des tâches propres à votre camp.
Dans une approche d’inclusion, la planification devrait aussi inclure diverses étapes destinées à faciliter l’accueil de jeunes à besoins particuliers au camp. On peut à cette fin consulter les pages 28 à 32 de Un été pour tous : un guide pour soutenir la démarche de transition de l’école vers la vie estivale (TÉVE).
La planification devrait inclure une stratégie promotionnelle. Attirer l’attention sur votre camp est susceptible non seulement d’accroitre les inscriptions, mais aussi de faciliter le recrutement de la main-d’œuvre. L’objectif primordial est cependant d’informer la population de l’existence de votre service, et de vous démarquer de la concurrence. Vos activités de promotion doivent donner le goût aux familles d’inscrire leurs enfants à votre camp. Afin de s’assurer que toutes les familles seront rejointes, il est recommandé d’utiliser une variété d’outils promotionnels.
Les outils utilisés doivent contenir les informations pertinentes et importantes afin de répondre en un coup d’œil aux interrogations de celles et ceux qui les consultent.
Une journée ou soirée portes ouvertes est un moyen de promotion très efficace. Elle s’adresse avant tout aux parents, lesquels pourront poser toutes les questions qu’ils voudront pour avoir une meilleure idée ce que l’on proposera à leurs enfants.
Durant cette activité, l’équipe de gestion du camp peut présenter l’horaire d’une journée typique et guider une visite des lieux. Des membres de l’équipe d’animation peuvent aussi être présents, pour répondre à des questions plus précises sur les activités et l’accompagnement des enfants. Ils et elles seront là aussi pour démontrer leur dynamisme et leur engagement à fournir un service de la plus haute qualité.
Le processus d’inscription est un élément déterminant de la planification annuelle. C’est une étape cruciale, à laquelle il faut accorder une attention particulière pour obtenir un résultat gagnant. Idéalement, la période d’inscription se déroule au mois d’avril ou de mai. Certains camps décident cependant d’ouvrir les inscriptions beaucoup plus tôt, dès février par exemple. Tout dépend de la structure du camp, des expériences antérieures et de la possibilité de mobiliser certaines ressources au moment voulu.
Avantages d’une période d’inscription hâtive :
La planification doit inclure une activité d’information aux parents avant le camp. Cette activité se distingue de la journée portes ouvertes décrite précédemment : elle n’est pas une activité de promotion du camp, mais plutôt une activité d’information aux parents dont les enfants sont déjà inscrits au camp.
Durant cette rencontre, l’équipe de direction du camp présentera plusieurs informations aux parents : heures d’ouverture et de fermeture du camp, sorties choisies pour chaque semaine, thème de camp (variable au fils des semaines), détails pratiques (arrivée et départ des enfants, repas, sécurité, etc.). Il est fortement conseillé que l’équipe d’animation soit présente. Les parents peuvent être accompagnés de leurs enfants. L’atmosphère doit être détendue et conviviale.
Cette rencontre peut être virtuelle si plusieurs parents ne peuvent y participer en personne. La présentation en ligne inclura les informations mentionnées ci-dessus, mais aussi des photos ou des vidéos.
Qu’elle soit en ligne ou non, la rencontre précamp est très importante pour les parents. Elle vise notamment à les sécuriser sur l’environnement dans lequel leurs enfants évolueront durant une partie de leurs vacances.
La direction du camp peut aussi mettre à la disposition des familles un « guide du parent », en ligne ou imprimé, où se trouverait toute l’information pertinente. Voir l’outil Guide du parent à titre de modèle dans la boite à outils.
L’évaluation du camp est une étape essentielle de la planification, car elle permet de produire un bilan de fin de saison complet et pertinent. L’évaluation est un processus par lequel on obtient de l’information de manière à pouvoir juger du rendement et de l’efficacité d’un programme, d’un organisme ou des membres du personnel. Voici quatre questions de nature à guider l’évaluation d’un camp :
Voici une liste non exhaustive d’éléments à inclure dans l’évaluation globale du camp :
L’évaluation sert également de point de repère pour la planification d’une nouvelle année ou d’une nouvelle activité. En effet, c’est souvent en consultant les rapports de l’année précédente qu’on oriente les choix pour la présente année. En s’y référant, on évite de répéter les mêmes erreurs.
Toutes les personnes impliquées de près ou de loin dans le camp devraient pouvoir participer à l’évaluation : animatrices·teurs, enfants, parents, coordonnatrices·teurs, gestionnaires, etc. En procédant ainsi, on s’assure d’obtenir une vision globale de la satisfaction (ou de l’insatisfaction) de tout·es les participant·es, ce qui permet d’obtenir une évaluation objective du camp et de ses activités.
De l’évaluation découlera le bilan de fin de saison, qui dressera un portrait d’ensemble de la gestion, de la planification, de l’organisation et de la réalisation du camp. Voici des questions auxquelles il faut répondre pour réaliser ce bilan :