Volet 7 : gestion des ressources financières

La gestion financière d’un camp comporte plusieurs facettes, dont certaines sont méconnues ou rebutantes, mais pas moins essentielles à l’administration de l’entreprise. Il sera ici question de budget, de gestion comptable, d’émission de relevés, de gestion des paies et de rédaction de rapports, dans une approche simplifiée pour faciliter la compréhension. Il sera aussi question des sources de revenus et des objets de dépenses, ainsi que des étapes de la planification budgétaire.

Qui devrait s’occuper de la comptabilité?

Comme la gestion comptable est complexe et régie par de nombreuses lois, il est recommandé de se tourner vers des professionnel·les de la comptabilité pour s’en charger. Voici quelques conseils pour choisir le service le plus adéquat, selon la situation ou le type de camp : 

• Dans le cas d’un camp de jour municipal, la comptabilité peut être assurée par le service comptable de la municipalité.
• Dans le cas d’un camp géré par un organisme à but non lucratif, le ou la gestionnaire peut demander la collaboration du service de comptabilité de la municipalité où il se trouve.
• Le camp peut engager une firme comptable reconnue, mais il importe que cette dernière signe un contrat de service.
• Il est avantageux de recruter au conseil d’administration un comptable agréé qui pourrait, bénévolement ou à moindre coût, assurer le travail de comptabilité en tout ou en partie. 
• On peut vérifier si l’institution financière du camp ou de l’organisme qui le gère peut assurer le service de paie.
• Si l’organisation est dans l’obligation ou fait le choix de gérer elle-même la paie, les références suivantes peuvent être grandement utiles :
  • Guide de l’employeur de l’Agence de revenu du Canada
  • Section Entreprises du site de Revenu Québec (pour connaître les obligations et les droits fiscaux)

En Nouvelle-Écosse, la Fédération des Acadiens de la Nouvelle-Écosse (FANÉ) offre un service de finances partagé à certains OBNL.  

• Guide du code des normes de travail du Gouvernement de la Nouvelle-Écosse et la section Employment Rights sur le site de ce gouvernement

Gestion comptable - Tenue du registre

Il est conseillé d’utiliser un système comptable pour la tenue du registre. Il existe une façon simple de tenir à jour les revenus et les dépenses de l’organisation. Pour s’y retrouver dans la comptabilité, il faut cependant respecter certains principes de base :

• Noter au fur et à mesure toutes les opérations détaillées (revenus et dépenses).
• Dans la colonne Solde, additionner (dépôt) ou soustraire (retrait) afin de connaître en tout temps le véritable montant disponible.
• Toutes les sommes reçues et perçues doivent être déposées dans un compte courant.
• Des bordereaux de dépôt bien détaillés permettent de retracer la provenance des revenus.
• Toutes les dépenses devraient être payées par chèque, par carte de crédit ou par virement bancaire, ce qui facilite le suivi des paiements. La plupart des chèques ont un talon que l’on conserve, ce qui permet de retracer plus facilement les dépenses effectuées.
• Pour chaque dépense, il doit y avoir une pièce justificative (reçu, facture ou autre). Ces pièces sont conservées et classées par mois.
• Si les paiements sont effectués par chèques, on doit prendre la bonne habitude de noter sur chaque pièce justificative le numéro du chèque correspondant à cette dépense.

Il est recommandé de vérifier régulièrement l’état des revenus et dépenses. 

Voir l’exemple d’état des revenus et dépenses dans la boite à outils qui permet de connaître le fonds de roulement hebdomadaire du camp.

Autres tâches de gestion comptable

• Gestion de la paie (retenues, vacances, jours fériés, formulaire pour l’impôt)
• Émission des relevés (reçus d’activité, relevé 24 et crédits d’impôt)
• Respect des obligations de l’employeur
• Rédaction du rapport financier (état des résultats)

Planification budgétaire

Le budget est un outil indispensable à élaborer minutieusement. Il faut le préparer, en faire un suivi régulier, tenir un registre des entrées et des sorties, puis à la fin de la saison, en faire une analyse rétrospective. La planification budgétaire doit refléter les priorités de l’organisme ou de la municipalité qui gère le camp. Les ressources financières seront allouées selon l’importance relative des objectifs poursuivis.

Revenus et dépenses

Il n’est pas toujours facile d’évaluer les revenus et les dépenses d’un camp, surtout si c’est la première fois. On peut s’inspirer des budgets d’autres camps ou de services similaires (maison de jeunes, groupe scout, centre de loisirs, etc.). Voici les principales sources de revenus et objets de dépenses d’un camp :

Prévisions budgétaires

Une fois que chaque source de revenus et chaque type de dépense sont identifiés, il faut attribuer un montant approximatif à chacun (ou chaque poste) en y ajoutant une provision due à l’inflation. Cette étape, appelée « prévision », sert à équilibrer les revenus avec les dépenses.

Pour faciliter le processus, on peut se référer au budget réel de l’année précédente (s’il ne s’agit pas d’un nouveau camp). On ajuste alors les montants affectés aux divers postes. S’il s’agit d’une première année d’opération, on doit d’abord analyser les sources de revenus pour pouvoir détailler les dépenses.

Le budget présenté doit être équilibré, c’est-à-dire que les dépenses doivent être égales aux revenus. Il importe de ne pas oublier de réserver un montant d’au moins 10 % du total pour faire face aux imprévus (refus de subvention, bris de matériel, diminution du nombre d’inscriptions, etc.).

Pour avoir des données ou des statistiques sur les coûts d'inscription en camps de votre région, contactez votre URLS.

Suivi du budget et bilan

Au cours de la période d’activité du camp, les gestionnaires doivent assurer un suivi budgétaire régulier et rigoureux.

Voici quelques aspects à vérifier :

• Le budget prévu pour les salaires est-il respecté?
• Le budget prévu pour les sorties est-il respecté?
• S’il y a eu des imprévus durant la mise en œuvre des activités, combien cela a-t-il coûté?
• Reste-t-il assez d’argent pour effectuer toutes les activités prévues ou faudra-t-il en annuler? Si c’est le cas, lesquelles et pourquoi?
• Les paiements des sorties ont-ils tous été effectués?
• Les parents ont-ils tous payé les inscriptions?
• Y avait-il des chèques sans provision?
• Les parents utilisateurs du service de garde en ont-ils tous payé les frais?
• Les parents qui doivent de l’argent ont-ils été avisés par courrier postal?

À la fin du camp, il est important de faire l’analyse du budget dans le cadre du bilan.

Voici quelques questions à cette fin :

• Le budget a-t-il été respecté?
• Les crédits alloués aux sorties se sont-ils avérés suffisants ou trop élevés?
• Le budget aurait-il été suffisant pour organiser d’autres sorties, ou encore des activités spéciales?
• Compte tenu du montant que les parents devaient payer pour chaque semaine de camp, peut-on considérer que le rapport qualité/prix était acceptable?
• Les salaires des employé·es étaient-ils convenables?
• L’équipe du camp a-t-elle bénéficié de tout le matériel nécessaire pour répondre à ses besoins?

Optimiser les revenus et limiter les dépenses

Il est essentiel d’assurer une saine gestion des revenus et des dépenses. Cependant, malgré une bonne planification, des imprévus peuvent survenir. C’est pourquoi il faut optimiser les ressources du milieu.